Czas przechowywania dokumentów rozliczeniowych związanych z udzielaniem świadczeń w ramach ubezpieczenia zdrowotnego - 02.2013
Katowice, dnia 8.02.2013 r.
ŚIL/1148/13
Szanowny Pan
Grzegorz Nowak
Dyrektor
Śląskiego Oddziału Wojewódzkiego
Narodowego Funduszu Zdrowia
w Katowicach
W imieniu lekarzy, którzy zawarli umowy na udzielanie świadczeń zdrowotnych z ŚOW NFZ w Katowicach zwracam się do Pana z pytaniem: jak długo należy przechowywać dokumenty rozliczeniowe związane z udzielaniem świadczeń w ramach ubezpieczenia zdrowotnego. Pytanie dotyczy głównie kuponów RUM, kopii recept wypisanych na kuponach RUM, zlecenia świadczenia protetycznego/ortodontycznego, wniosków świadczeniobiorcy o udzielenie świadczenia w standardzie innym niż w wykazie świadczeń gwarantowanych, dziennego rejestru pacjentów drukowanego z systemu elektronicznego, oświadczeń o przysługującym świadczeniobiorcy prawie do świadczeń opieki zdrowotnej itp.
Proszę o szczegółowe określenie czasookresów, co w znacznym stopniu ułatwi pracę naszym kolegom.
Z poważaniem
Wiceprezes
Okręgowej Rady Lekarskiej
Halina Borgiel-Marek
Odpowiedź NFZ dostępna w załączniku poniżej.
W odpowiedzi odwołanie do komunikatu ze strony NFZ z dnia 21.05.2009
Komunikat w sprawie okresu przechowywania kuponów RUM
W związku ze zmieniającymi się warunkami technicznymi oraz ewolucją informatycznych systemów rozliczeniowych, Śląski OW NFZ informuje, że nie ma konieczności przechowywania kopii oraz oryginałów archiwalnych kuponów, które nie stanowią dokumentacji medycznej. Śląski OW NFZ stoi na stanowisku, iż świadczeniodawca winien opracować i wdrożyć procedurę umożliwiającą w sposób jednoznaczny i wiarygodny weryfikację/odtworzenie swojego systemu ewidencyjno-rozliczeniowego. Należy to rozumieć jako wykonywanie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa w postaci wersji elektronicznej, papierowych wydruków (kupony lub dzienne zestawienia), czy podjęcie innych działań, które w razie utraty lokalnej bazy zagwarantują możliwość odtworzenia przechowywanych w niej danych. Przed podjęciem jakiekolwiek decyzji dotyczącej wydruku kuponów należy rozważyć w jaki sposób dane ewidencyjno-rozliczeniowe zostaną przeniesione z ‘biurka lekarza’ do systemu informatycznego.
Zalecamy tworzenie ww. kopii traktowanych jako źródło danych odtworzeniowych jak najczęściej
i przechowywanie jej do połowy następnego roku rozliczeniowego. Zwracamy jednocześnie uwagę
na konieczność dochowania obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
Kupony realizacje
Stanowią podstawą do weryfikacji stanu faktycznego systemu ewidencyjno-rozliczeniowego. Zalecany okres archiwizacji: połowa następnego roku rozliczeniowego. Nie ma obowiązku posługiwania się kopiami kuponów.
Kupony recepty
Konieczność przechowywania pewnego typu recept regulują osobne akty prawne.
Kupony skierowania
Jako część dokumentacji medycznej, oryginały winny być przechowywania w jednostkach realizujących. Takie zachowanie regulują osobne akty prawne.
W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt z działem RUM Śląskiego OW NFZ. Preferowany kontakt mailowy: zielona@nfz-katowice.pl
źródło:
